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试论档案目录与政务信息资源目录体系的关系
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【质量管理理论】一、档案目录与政务信息资源目录体系的内在联系档案目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。①经过长期的实践和积累,档案机构根据丰富的馆藏和多样的档案利用需求,形成了管理型、检索型、报道型等多种类型、不同结构的档案目录。随着相关技术的发展,档案目录逐渐从以卡片式、书本式为主的手检目录发展为机读目录;进入电子文件时代,档案目录数据库成为了主流形式,实现并扩展了档案目录的各项功能。无论档案目录以何种形式存在和表现,其编目都是按照一定的著录项目、著录格式、著录符号、著录用文字等著录规则,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,以及按照科学的规则和方法,把档案条目组成系统的档案二次信息系统的过程。
政务信息资源目录体系以国家统一的电子政务网络为基础,通过构建覆盖中央、省、市、县的多级政务信息资源目录体系技术总体构架,采用元数据对共享政务信息资源特征进行描述,形成统一规范的目录内容,通过对目录内容的有效组织和管理,形成部门间政务信息资源物理分散、逻辑集中的信息共享模式,提供政务信息资源的发现定位服务,支持全国范围内跨部门、跨地区的普遍信息共享,方便用户发现、定位和共享多种形态的政务信息资源,支持政府的经济调节、市场监管、社会管理和公共服务。②
首先,档案目录和政务信息资源目录体系的目的和作用具有一致性。它们都是运用了目录控制的思想,将目录作为组织管理和检索利用信息资源的一种基本机制。它们都是通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段,实现对信息资源的整合、管理、发现与定位,协调和引导信息资源的流动和有效利用,以此解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。比较而言,政务信息资源目录体系更偏重于检索型目录,是通过建立信息库系统和目录内容服务系统,方便用户发现、定位所需的政务信息资源,促进信息资源的共享和利用;而档案目录是以档案管理为基础,根据档案目录类型的不同,相应地侧重于管理、检索和报道,或是几种用途的组合。
其次,档案目录和政务信息资源目录体系的编目内容
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