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浅谈境外机构会计档案的归档管理
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【人力资源管理理论论文】 摘要:境外机构档案管理工作越来越受到各级领导的重视,结合中原油田境外机构档案工作,依据境外机构会计档案的特点、背景,论述了会计档案的移交和管理。关键字:境外机构 会计档案 归档 会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。随着中原油田境外机构数量不断的增加,会计档案业务和管理工作越来越重要,做好境外机构的归档整理和管理,就能更好地发挥会计档案在企业经营活动中的作用。 一、境外机构会计档案的移交归档 根据“走出去战略”, 中原油田在非洲、中东等地进行了积极的市场开拓,先后申请注册成立了十几个公司。这些境外机构在业务活动中形成了大量的会计档案,这些档案如何移交归档,我们进行了如下探索。 1.移交。境外机构会计档案的前期装订、整理工作依据《会计档案管理办法》执行。境内与境外在移交时间方面有差异。在境内,当年形成的会计档案,在会计年度终了,可暂由会计机构保管一年,期满之后,由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。而在境外,境外机构从事经营管理活动必须遵守所在国法律规定,会计档案一年期满后,受各种条件限制,不可能立刻运回境内保存,只能先寄存在各个境外机构。通常情况是境外机构项目结束时,由会计部门人员将档案运回国内。例如2009年4月,ZPEB埃塞俄比亚公司项目完工后,会计部门人员把2007-2009年会计档案61卷运回国内。另外一种情况是境外机构路途遥远,项目运作周期较长,会计部门人员会把一定期限形成的会计档案一起运回国内。例如2009年11月,会计部门人员把ZPEB苏丹公司2004-2007年会计档案801卷运回国内交档案部门保存。 2.分类。首先,区分各境外机构,对已接收的会计档案进行再次核对,清除凭证中的订书钉、曲别针等金属物,确保每个境外机构的档案齐全完整。其次,对每个境外机构会计核算单位内的档案按年度—类型分类。会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和综合四大类。 3.装盒。档案部门接收的会计档案一律装盒保管。装盒前把年度、题名、保
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